Les collaborateurs d’une entreprise ou des PME effectuent des voyages dans le but de participer à des réunions ou de négocier des marchés. Les frais engagés dans ce processus suscitent le plus souvent des différends entre les membres de l’entreprise. En effet, les difficultés sont liées aux fraudes, pertes des documents justificatifs et parfois des retards des traitements. Découvrez ci-dessous quelques approches de solutions à ces difficultés administratives.
Notes de frais : définition
Le document qui permet à un employé de rentrer en possession des frais professionnels dans son entreprise est la note de frais. Cette dernière prend en compte les dépenses effectuées par un membre de l’entreprise dans le cadre d’une activité professionnelle. La gestion note de frais concerne le plus souvent les frais d’hébergement, le repas et les frais de déplacement. Ce document doit être bien détaillé et bien formalisé. Les conseils pour la gestion des notes de frais seront bien utiles pour une entreprise.
Quelles sont les règles à respecter concernant la note des frais ?
Après une mission ou une activité dans le cadre du développement d’une entreprise, il est important que les dépenses soient remboursées par l’entreprise. Pour ce faire, certaines conditions doivent être respectées. Ainsi, les frais doivent être :
- Dans l’intérêt de l’entreprise. L’intéressé doit faire la différence entre les frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise et les frais qui l’engagent
- Les frais doivent être appuyés et justifiés par des factures d’achat
- Les frais à couvrir par l’entreprise doivent être proportionnés. Autrement dit, si l’employé rembourse trop de repas par mois, la fiscalité pourrait considérer ces frais comme un avantage en nature
Cependant, les frais ne concernent pas que les achats. Ils peuvent prendre en compte les frais de déplacements professionnels, des titres de transport, les frais de péages, les frais d’annexes.
Comment faire une note de frais ?
La note de frais est en quelques sortes une fiche que le salarié doit remplir. Cette fiche est aléatoire et prend en compte les activités menées par les collaborateurs. La politique de frais doit prendre en compte les éléments ci-dessous :
- L’heure et la date à laquelle la demande de remboursement est faite
- Nom et prénom de l’employé qui fait la demande
- La date des dépenses
- La nature des dépenses
- La durée de la dépense
- Le montant total des frais
- Les moyens de paiement
Concernant les dépenses liées aux indemnités kilométriques, l’employé doit préciser certaines informations comme :
- Les motifs de déplacement (formation, négociation)
- Les lieux des déplacements en précisant la distance
Il est important de savoir que les indemnités concernant le kilomètre effectué, l’employeur doit être capable de fournir pendant le contrôle, un exemplaire de la carte grise du salarié portant le nom de ce dernier afin de justifier le nombre de chevaux pris en compte. Cependant, la note de frais doit nécessairement être suivie d’une facture originale en vue d’un remboursement.
En somme, les notes de frais sont le plus souvent remboursées à la fin du mois. La loi n’impose pas non plus un délai aux entreprises, mais que la durée de paiement soit dans un délai raisonnable. De plus pour l’entreprise, les frais remboursés sont exonérés des cotisations.